Listas extensas de tarefas, passar o dia todo ocupado, acordar cedo e dormir tarde, fazer várias coisas ao mesmo tempo, achar que descansar é perder tempo. Todas essas ações em algum momento podem ser vistas como produtivas. Se você tem, ou já teve algum destes pensamentos precisamos dizer que está na hora de ressignificar o que é produtividade.
Ser produtivo pode ser a diferença entre ter sucesso ou não, e o assunto fica mais relevante quando você planeja internacionalizar seu negócio. É preciso lembrar que uma economia como a americana está acostumada a trabalhar em um ritmo totalmente diferente e não tem tempo a perder.
Abaixo listamos algumas dicas de como manter-se produtivo e engajar as suas equipes:
1) Planeje seu dia na noite anterior:
Parece clichê, mas parar cinco minutos antes de dormir e planejar o seu dia seguinte lhe renderá organização e clareza. Liste todas as coisas que você precisa e deseja fazer, coloque as tarefas em ordem de prioridade, essa lista não precisa, e nem deve, ser extensa. Ela precisa ser objetiva e factível.
Dormir com o dia planejado lhe trará segurança e objetividade, com isso o foco lhe ajuda a ser certeiro nos prazos.
2) Liste as tarefas mais difíceis em primeiro lugar
Além de ordenar as tarefas por prioridade, procure posicionar as mais difíceis de serem realizadas no topo da sua lista. À medida que o dia vai passando e as atividades mais desafiadoras vão sendo eliminadas, o dia vai melhorando com uma agenda mais leve.
3) Identifique seus períodos de produtividade
Todos temos um período do dia em que somos mais produtivos. Alguns conseguem focar pela manhã, outros à tarde e outros ainda pela noite, tem até os madrugadores. Analise e programe as tarefas mais difíceis para serem feitas nesses momentos. Assim suas tarefas mais simples e rápidas serão concluídas com leveza.
4) Não queira fazer tudo ao mesmo tempo: uma coisa de cada vez
Se você possui tarefas que exijam um alto nível de concentração, mantenha o foco em realizá-las uma de cada vez. Não tente ser multitarefas nesses casos, pois o trabalho pode até ser rapidamente concluído, mas poderá perder a qualidade e ter ocorrências de falhas no processo.
5) Priorize o que deve ser feito
Faça as coisas urgentes primeiro. Não encha a sua lista com tarefas que não são urgentes, assim você olhará sua lista e lhe parecerá impossível realizar cada coisa.
Sempre avalie as coisas que você faz e o que isso está refletindo sobre a sua real importância naquele momento. Corte ou adie estas tarefas da lista e dos seus hábitos diários para focar no que realmente importa.
Existe uma regra chamada 80/20 que se refere ao fenômeno em que 20% das ações levam a 80% dos resultados. Então, identifique quais são esses 20% e concentre-se nas tarefas que geram os 80% dos resultados.
6) Faça da sua lista um hábito de controle
Uma lista de coisas a fazer permite identificar rapidamente todas as tarefas que precisam ser feitas no seu dia reduzindo o esforço mental para se lembrar delas. Algumas atividades urgentes acabam aparecendo. Adicione-as na lista do lado ou abaixo da tarefa que está realizando para não esquecer.
Caso não seja tão urgente ou importante pode ser adicionada na lista do dia seguinte. Durante todo o dia, haverá muitas coisas que exijam a sua atenção e, para não perder o foco, vá adicionando essas atividades menos urgentes.
Geralmente são pequenos trabalhos que não levam muito tempo, mas podem ser muito importantes.
7) Não adie as suas tarefas
O pensamento de deixar para depois o que precisa ou pode ser feito agora representa um grande gastador de tempo, leva a grandes acúmulos de tarefas e à procrastinação. Para ajudar a mudar esse pensamento, sempre que pensar em adiar uma tarefa por indisposição, preguiça ou dificuldade, lembre-se de quantas coisas que poderia ter realizado se nunca deixasse nada para depois.
Essa prática com o tempo se tornará hábito e a sua produtividade pessoal aumentará espantosamente.
8) Use ferramentas de produtividade
Existem ferramentas, softwares e hardwares, que ajudam a aumentar a produtividade, organizar o tempo e tarefas. Você deve utilizá-las.
9) Pratique a meditação
A meditação ajuda a limpar a mente, acalma a ansiedade, faz a sua consciência despertar para as prioridades e ajuda você a se concentrar no trabalho. Quanto maior for a sua clareza mental, mais poderá se concentrar nas tarefas e a produtividade será elevada com qualidade.
10) Durma bem
Um bom sono pode aumentar consideravelmente os níveis de produtividade. Lembre-se que não é só a quantidade de horas dormidas que importa, mas a qualidade do sono. A lista de tarefas já elimina boa parte das preocupações em lembrar o que será feito no dia seguinte. Então, antes de dormir, tente relaxar.
Afaste-se da televisão, computadores, telefones e qualquer outro dispositivo que tome a sua atenção. Você pode utilizar esse momento para praticar a meditação e limpar a desordem mental. Verá como consegue dormir melhor.
11) Elimine suas distrações
Durante o dia muitas distrações podem afetar o nosso desempenho no trabalho. Páginas de redes sociais, televisão, rádio, telefone, conversas paralelas e outros desperdiçadores de tempo devem ser removidos antes mesmo de começar a trabalhar. Feche as páginas das redes sociais, se você possui mais de um e-mail abra apenas aquele que for utilizar, o restante permaneça fechado.
Se você não precisa da internet para executar certas tarefas, corte o acesso por completo.
12) Divirta-se trabalhando
Você passa uma boa parte da vida trabalhando, por isso é preciso que seja divertido. Encontre uma maneira mais agradável e divertida de se fazer as coisas e verá como o trabalho ficará mais empolgante.
Você pode brincar de desafiar a si mesmo cronometrando o tempo que leva para realizar certas tarefas e sempre buscar quebrar um novo recorde.
13) Aprenda com os melhores
Identifique os profissionais que são os melhores no que você faz. Siga-os, aprenda com eles, entenda as melhores práticas utilizadas, adote e molde-as aos seus comportamentos.
Isto influenciará na sua curva de aprendizagem, o tornará um profissional mais completo, atualizado e eficiente aumentando as chances de sucesso na carreira.
14) Delegue tarefas
Muitas tarefas que você executa podem ser realizadas por outras pessoas. Avalie o que você faz para descobrir se alguma atividade pode ser transferida para alguém com mais tempo disponível e/ou com maiores habilidades para realizá-las.
Tire o máximo proveito do tempo que você tem delegando essas tarefas.
15) Aprenda a dizer não
O não pode ser uma ferramenta poderosa! Algumas pessoas possuem dificuldade em dizer não, mas às vezes é preciso. Dizer sim para todas as pessoas e coisas que você não quer fazer, tarefas que não são importantes e as atividades que não estão relacionadas com os seus objetivos, impedirá o progresso do que realmente importa ou do que você realmente deseja fazer.
16) Crie um ambiente propício
Seu ambiente de trabalho tem um papel fundamental no quesito desempenho. Certifique-se de que você está trabalhando em um espaço pessoal que te motiva. Prepare um ambiente organizado, limpo, confortável, silencioso ou com sons ambientes estimulantes da concentração e relaxamento.
17) Limite os seus pensamentos
Não se preocupe com cenários hipotéticos e que ainda não ocorreram. Muitos pensamentos e sentimentos negativos são gerados por essas preocupações desnecessariamente, uma vez que muitas dessas situações nunca ocorrerão. Evite viver em uma bolha com esses pensamentos. Ao contrário, foque em soluções para cada situação, caso venham a acontecer no futuro.
Assim você se sentirá mais seguro e confiante.
18) Acompanhe o bem estar da sua equipe
Produtividade e bem-estar estão intrinsecamente vinculados. O bem-estar é uma prioridade para muitas organizações hoje, pois é uma chave motor do indivíduo e do desempenho organizacional. Reserve um tempo para verificar como está o seu time.
19) Alinhe as expectativas
Organize com seu time uma reunião semanal sobre as tarefas, faça uma reunião de 30 minutos com o seu time no início da semana para delegar e alinhar as prioridades da semana seguinte. Defina datas de entrega e comemore com o seu time as metas alcançadas.
Ao liderar remotamente você não conseguirá liderar tudo de uma vez só, construa confiança e capacite sua equipe para assumir ações e aprender com os seus erros. A produtividade máximo virá com confiança no time que as faz.
20) Utilize ferramentas para ajudar na organização
Use uma plataforma online para organizar e priorizar tarefas de uma forma que seja visível para toda a equipe.
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